Glosario · Flujo de aprobación
¿Qué es un flujo de aprobación?
Definición: Un flujo de aprobación es la secuencia de pasos por la que una solicitud, como una compra, un gasto o una oferta, se revisa y autoriza antes de ejecutarse.
El flujo define quién debe aprobar cada tipo de solicitud según reglas: importe, área, proveedor o tipo de gasto. Cuando se crea una solicitud, el sistema la envía al primer responsable, que la aprueba, la rechaza o pide más información. Si se aprueba, pasa al siguiente nivel o se ejecuta. Cada decisión queda registrada con fecha, persona y comentario.
Se usa en compras, facturas de proveedor, gastos, ofertas comerciales con descuento, contratos o vacaciones. Digitalizarlo evita las aprobaciones por correo que se pierden, permite aprobar con un clic, muestra en qué punto está cada solicitud y facilita las auditorías, porque cada autorización deja rastro. Además, la política de la empresa se aplica de forma constante, sin excepciones informales.
Un flujo con demasiados niveles se convierte en un cuello de botella. Conviene fijar límites de importe razonables, prever delegaciones para las ausencias y escalar automáticamente lo que lleva demasiado tiempo esperando. También importa la segregación de funciones: quien solicita un gasto no debería ser quien lo aprueba. Las aprobaciones deben reservarse para las decisiones que lo justifican.
Ejemplo: las solicitudes de compra inferiores a 1.000 € las aprueba el jefe de área y las superiores pasan además por la dirección financiera; si una solicitud lleva tres días sin respuesta, el sistema envía un recordatorio.